Modèle de maturité d’un Design System

Introduction

Après plusieurs années d’expertise autour des Designs Systems, je me suis longuement questionné sur les moyens d’identifications des différentes étapes de son cycle de vie.
Il y a-t-il des phases distinctes ? Comment positionner mon Design System ? Que faire et à quel moment ? et aussi tout un tas d’autres questions.

A travers cet article je souhaite vous partager le fruit de mes réflexions, de mes recherches et des échanges que j’ai pu avoir avec d’autres acteurs et organisations sous forme d’un modèle de maturité découpé en 4 grandes phases : Naissance – Adoption – Renforcement – Distribution.

I – Phase I : Naissance

Le Design System n’en est qu’à ses balbutiements, il n’existe pas encore.
Il va falloir définir le périmètre, les objectifs, le contenu et sa structure générale. Il est commun de ne pas savoir la direction qu’il doit prendre et d’être incertain sur son utilisation par l’organisation.

Cependant, construire un vrai Design System (au sens littéral) n’est pas votre priorité ici, il faut poser les fondations, les bases qui feront de lui un succès.
Ce premier système doit résoudre des problèmes immédiats et concrets pour être perçu comme un outil à forte valeur ajoutée pour l’organisation.

Indicateurs

Il est traité comme un “side project”, il est informel.
Il n’y a ni temps, ni équipe dédiée pour construire cette version.
Les décisions sont souvent prises dans l’urgence, dans la précipitation, en réaction à des évènements.
Il n’y a aucune gouvernance établie, aucune vision, pas ou très peu de budget.
Une part importante du temps disponible est utilisé pour définir les outils, un plan d’action et des processus à mettre en place.
Approche réductionniste, aller à l’essentiel, répondre aux problèmes immédiats.

Défis à relever

Construire une première version ayant le plus de valeur possible.
Définir le contenu, le périmètre et les objectifs de cette première version.
Trouver du temps et des coéquipiers pour la mettre en place.
Définir les KPIs les plus efficients pour mesurer son adoption.
Construire un système suffisamment robuste pour résoudre les problèmes actuels tout en étant capable d’évoluer assez facilement.

Résultat

Votre première version du Design System. Peu importe sa nomination (alpha, beta, version 1, mvp ou autre) le plus important est que cette version contienne tous les éléments permettant de lui apporter le plus de valeur possible en fonction du temps, du budget et des ressources disponibles.

II – Phase 2 : Adoption

Vous avez votre première version, c’est un bon début !
Néanmoins il lui faut des utilisateurs. Il faut qu’elle soit adoptée par le plus grand nombre avant aller plus en profondeurs, plus en détail.
Vous devez prouver qu’intégrer le Design System dans les processus de design est une bonne chose pour votre organisation, prouver que c’est un outil critique dans la construction des produits et qu’il possède une forte valeur ajoutée pour les équipes.

Indicateurs

Votre première version est en cours d’utilisation ou de déploiement sur un produit ou un nombre limités de produits.
Le produit actuel n’est pas encore un “vrai” Design System.
Il y a des réticences dans l’utilisation.
Comme tout jeune produit son usage n’est pas acquis, il n’est pas inné pour les utilisateurs.
Beaucoup de communication, de présentations autour du Design System.
Il faut le faire connaître et acculturer votre organisation à tous les bienfaits qu’il peut apporter.

Défis à relever

Créer une communauté, trouver des “early adopters” et des sponsors.
Augmenter le taux d’usage du Design System et gagner de nouveaux membres.
Démontrer qu’il peut être utilisé par plusieurs équipes et sur plusieurs produits.
Faire évoluer le Design System en ajoutant des éléments qui augmentent sa valeur.
Mesurer, mesurer et mesurer l’adoption. Montrer et communiquer toutes les évolutions.

Résultat

L’adoption est une phase assez longue, ne baissez pas les bras s’il ne se passe rien au bout de 3 mois. Votre organisation à sûrement besoin de plus de temps. Il est possible qu’au début peu de personnes veulent utiliser le Design System car le sujet est trop abstrait, ils ne comprennent pas l’intérêt voir ne savent même pas ce qu’est un Design System.
Cependant, si l’adoption fonctionne son taux d’usage augmentera, il sera utilisé, sa valeur et le besoin ne seront plus un sujet ! L’objectif est donc de le faire adopter par le plus grand nombre.

III – Phase 3 : Renforcement

Votre Design System est reconnu comme un outil à l’intérieur de votre organisation, il est utilisé par plusieurs équipes et sur plusieurs produits. Il est adopté. Son impact sur la qualité de conception et la cohérence des produits est de plus en plus important. Votre To-do augmente aussi, entre les bugs à corriger, les éléments à ajouter, l’équipe à structurer, à agrandir, etc. Il est maintenant temps de renforcer le système existant et d’adopter une démarche produit (si ce n’est pas encore le cas).
En bref aller au-delà des composants.

Indicateurs

Le Design System est utilisé par plusieurs produits et équipes au sein de votre organisation.
Une adoption assez forte est présente.
Il est probable qu’à se stade il n’y ai toujours pas d’équipe dédiée au sujet et peu de budget.
Il est en amélioration continue et est mis à jour en fonction des retours des parties prenantes et des utilisateurs.
Le gain via l’utilisation du Design System peut déjà être mesurable.
Il est surveillé de très près. Les directions s’y intéressent de plus en plus.

Défis à relever

Gérer les attentes des parties prenantes et assurer l’alignement avec les objectifs et les valeurs de l’organisation.
Renforcer l’équipe travaillant sur le Design System, si cela n’est pas fait créer une équipe dédiée à la construction de l’outil.
S’assurer de sa bonne intégration dans les processus de conception de l’organisation.
Faire en sorte qu’il s’intègre de manière pertinente et avec efficacité.
Ne pas abandonner vos utilisateurs !
Continuer à échanger avec eux et à communiquer sur les évolutions et la roadmap.
Mesurer plus finement le Design System : ses évolutions, ses régressions, le temps gagné avec son usage, etc.

Résultat

A la fin de la phase de renforcement votre Design System est consistant, il est établi, utilisé et intégré dans les processus de design de l’organisation. Il a un impact mesurable, il apporte une cohérence sur tous les produits et est perçu comme un produit utile, voir indispensable.
Vous avez une ou plusieurs équipes, une gouvernance, des processus, un budget dédié et une roadmap sur du long terme.

IV – Phase 4 : Distribution

Dernière phase du modèle, peu d’organisations y arrivent.
Le Design System est utilisé par tous, sur tous les produits, il est entièrement intégré et adopté. Sa valeur est prouvée, actée. En bref c’est un vrai produit au service de l’organisation.
Cependant le travail n’est pas terminé, il va falloir continuer à le maintenir, l’adapter et à le faire grandir.

Indicateurs

Il est établi en tant que produit au sein de l’organisation. Il est reconnu comme un élément central dans les processus de conception. Chaque nouvelle feature, nouvelle interface, nouveau produit est réalisé avec.
Vous avez une ou plusieurs équipes dédiées, avec une roadmap, du budget et une gouvernance définie. Vous impliquez les parties prenantes et les utilisateurs dans son amélioration.
Il y a des processus clairs de gouvernance et de prise de décision pour assurer sa maintenance et son évolution.
Chaque évolution, chaque changement réalisé sur le Design System est mesuré et leur efficacité évaluée. Rien n’est fait au hasard.

Défis à relever

Maintenir le Design Système à jour par rapport à l’évolution des besoins utilisateurs, des technologies et des nouvelles façons de concevoir.
Garantir une utilisation cohérente du système de conception dans tous les produits et toutes les équipes. S’assurer que chacun utilise le Design System et dans la dernière version.
Faire en sorte qu’il ne deviennent pas une restriction pour les équipes et les nouveaux produits.
Réussir à trouver un équilibre entre la maintenance et la possibilité d’aller vers de l’innovation.
Mesurer en permanence l’impact et l’efficacité du Design System et apporter des améliorations sur la base de ces évaluations.

Résultat

Le résultat de cette phase est un Design System adopté et intégré qui permet de construire des expériences qualitatives et cohérentes sur tous les produits et pour toutes les équipes.
Il est continuellement amélioré et mis à jour en fonction des retours utilisateurs, des avancées technologiques et des tendances de conception, ce qui garantit sa pertinence et son efficacité au fil du temps.

V – Conclusion

Réaliser un Design System n’est pas une chose aisée.
Le construire, le déployer et le maintenir est extrêmement difficile. Cependant, le jeu en vaut la chandelle si vous prenez le temps d’y allez par étapes.

C’est pour cela qu’il est important de comprendre et de mesurer la maturité d’un Design System au fil de sa construction. Ceci afin d’activer les bons leviers, au bon moment et auprès des bonnes personnes. Mais aussi pour pouvoir identifier les forces et faiblesses du produit tout en mesurant et soutenant ce qui est fait et bien fait.

Pour finir, peu importe à quelle étape vous en êtes, l’objectif est de toujours aller à l’étape supérieure, toujours plus loin. Cela ne se fera pas en un claquement de doigts, ça sera long (en années) mais c’est très important pour la pérennité du produit.